Biographie

Des sociétés civiles dynamiques, diversifiées et solides sont essentielles à la réalisation de la paix, des droits humains et de la justice environnementale. Mais la majeure partie de la population vit dans des pays dont les espaces civiques sont menacés et la liberté mondiale continue de décliner d’année en année.

Partout dans le monde, des personnes et des communautés courageuses luttent pour que les droits et la justice soient universellement possibles dans ce contexte. Mais elles sont confrontées aux attaques et aux représailles de puissants groupes d’intérêts. Nombre d’entre elles en paient le prix fort.

Open Briefing est un élément essentiel de la réponse. Nous fournissons un soutien et des ressources de sécurité holistiques pour autonomiser les personnes et les communautés d’agiter et de plaider sans crainte d’attaques et de représailles. Nous fournissons également conseil et assistance pour aider les organisations à but non lucratif et les fondations à fort impact comprendre et respecter leurs engagements en matière de gestion des risques et de devoir de diligence, de la base au niveau mondial.

L’année dernière, nous avons répondu à plus d’appels à l’aide dans plus de pays que jamais auparavant. Nos équipes internationales de spécialistes de la protection, de consultants en sécurité numérique, de conseillers et de psychologues ont fourni près de 6,000 100 heures de soutien direct aux organisations de la société civile et aux militants menacés dans XNUMX pays.

La demande de services de soutien pro bono et de services payants connaît une croissance rapide et significative. Les membres clés de notre équipe de direction ont besoin d'un soutien supplémentaire à mesure que notre organisation se développe pour y répondre. C'est là que vous intervenez !

description du rôle

Vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de notre organisation et contribuerez à la réussite de notre équipe de direction. En tant que responsable de bureau, vous jouerez un rôle central au sein de l'organisation, en soutenant les membres de l'équipe dans tous les programmes. Travaillant en étroite collaboration avec l'équipe de direction, votre rôle est diversifié et souvent adapté aux besoins en constante évolution de l'organisation.

En tant qu'administrateur financier, vous assisterez notre directeur financier en assumant la responsabilité des tâches clés de comptabilité et de contrôle du crédit. Dans le cadre de vos fonctions, nous espérons que vous rationaliserez et améliorerez nos processus et systèmes existants afin d'éliminer les points de friction et de réduire les erreurs et les oublis. Nous sommes ouverts au changement ! Vos principales responsabilités incluront :

Gestion de bureau

Vous soutiendrez le Équipe de direction par:

• Planification et préparation des ordres du jour des réunions.
• Préparation et émission de contrats aux clients et aux consultants.
• Assurer la liaison avec les clients et les consultants pour résoudre tout problème de contractualisation ou de facturation.
• Mise à jour de notre système de gestion de projet.
• Entreprendre des tâches administratives et de recherche ponctuelles.

Vous soutiendrez le équipe des programmes by

• Travailler en étroite collaboration avec nos trois équipes de programmes en fournissant un soutien système aux membres de notre équipe et à nos consultants.
• Gérer les relations avec les fournisseurs tiers.

Recrutement

• Vous superviserez le recrutement, y compris la création de dossiers d'emploi, la publicité des postes, la sélection des candidatures, la présélection des candidats, la coordination des entretiens, la vérification et l'intégration ainsi que la gestion de toutes les communications relatives aux candidatures.

Finance

Vous soutiendrez notre Directeur financier par:

• Préparation et émission des factures de vente et liaison avec les clients.
• Traitement des factures d'achat, y compris toutes les factures et dépenses des consultants.
• Gestion des opérations bancaires et des paies.
• Fournir un soutien ponctuel pour les audits et les rapports de subventions.
• Assistance à la comptabilité sur des plateformes telles que Xero et Dext.
• Réaliser des demandes d'achat ponctuelles incluant tout l'équipement de bureau et informatique et les articles divers et gérer les abonnements pour tous les membres de l'équipe.

HR

• Premier point de contact pour toutes les questions RH.
• Gérer les plateformes RH pour les membres de l'équipe britannique et internationale.
• Soutenir les nouveaux membres de l’équipe tout au long de leur intégration.
• Coordonner tous les types de congés et assurer une communication efficace avec les membres de l'équipe concernés.
• Vérifiez la paie mensuelle et effectuez un cycle de paiement en milieu de mois pour garantir des paiements en temps opportun.
• Soutenir l'équipe en matière de dépenses et de questions relatives aux ressources humaines ou à la paie.

Voyage

• Travaillez en étroite collaboration avec notre agence de voyages tierce pour la réservation de voyages des membres de l'équipe et des consultants.
• Établir des budgets pour les projets de voyage à venir pour les clients et les membres de l’équipe.
• Aider à la création et à la gestion de réunions de collaboration en personne.

Couverture administrative

Vous assurerez la couverture PA de notre Directeur Général et à notre expertise, directrice du bien-être et de la résilience par:

• Révision, priorisation et réponse aux e-mails.
• Planification et gestion du calendrier.

Spécification de personne

Des

• Vous aurez au moins cinq ans d’expérience professionnelle en tant que chef de bureau ou assistant personnel.
• Vous aurez une expérience professionnelle dans des rôles impliquant des tâches d'administration financière ou de comptabilité, telles que le traitement des factures et des cycles de paie.
• Vous maîtriserez l'informatique et serez familiarisé avec les outils courants de messagerie électronique, de calendrier, de gestion de projet, de comptabilité et de comptabilité.
• Vous porterez attention aux détails et serez très organisé.
• Vous serez capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois et d’établir des priorités.
• Vous serez un communicateur proactif et efficace avec les clients et les collègues.
• Vous serez basé au Royaume-Uni.
• Vous serez sensible aux agendas fondés sur les droits et aux profils diversifiés de nos clients.
• Vous aurez un excellent anglais écrit et parlé.

Souhaitable

• Vous avez peut-être de l’expérience de travail dans le secteur à but non lucratif.
• Vous avez peut-être de l’expérience en service à la clientèle.
• Vous connaissez peut-être ProtonMail, Google Calendar, Avaza, Dext et/ou Xero.

Conditions et rémunération

Il s'agit d'un rôle à distance et travail à domicile. Vous serez sous contrat pour 40 heures par semaine. Un horaire flexible est disponible. Il s'agit d'un emploi à temps plein, contrat à durée déterminée de 12 mois avec un préavis d'un mois.

Nous recherchons une personne qui souhaite assumer ce rôle essentiel au sein de notre équipe soudée et développer une relation de travail à long terme avec nous. Vous serez correctement intégré et continuellement soutenu par des responsables et des collègues expérimentés et compatissants. Votre responsable hiérarchique sera notre directrice financière, Rosa Levin.

En échange de votre temps et de votre dévouement, nous vous offrirons un package de rémunération composé d'un salaire équitable, d'avantages sociaux parmi les meilleurs du secteur et de politiques de congés progressives, notamment :

• Salaire de £ 36,700 par an.
• Cotisation de retraite de l'employeur de 7%.
• Assurance médicale privée familiale.
• Programme d'aide aux employés, y compris des conseils sociaux.
• Coaching professionnel illimité.
• Congés annuels majorés de 25 jours plus jours fériés locaux.
• Jours de congé supplémentaires pour fermeture annuelle.
• Augmentation des indemnités de maladie.
• Le travail flexible, y compris les horaires flexibles et le travail à distance et à domicile.
• Accès aux espaces de coworking locaux.
• Soutien à l’action climatique :
  • Compensation personnelle des émissions de carbone.
  • Jusqu'à deux jours de congé supplémentaires pour Voyage durable.
  • Jusqu'à deux jours de congé supplémentaires pour l'activisme climatique.
• Apple MacBook et périphériques.

Comment l’utiliser?

Veuillez soumettre votre candidature en utilisant le formulaire Google ici et notez les dates suivantes :

• Date de clôture: 10th Mars 2025.
• Entretiens du premier tour : semaine commençant le 10 mars 2025.
• Entretiens du deuxième tour : semaine commençant le 17 mars 2025.
• Date de début souhaitée : 20 avril 2025 ou dès que possible après cette date.

Veuillez nous indiquer dans votre lettre de motivation si l'une de ces dates pose problème et nous essaierons de vous satisfaire. Le candidat retenu devra se soumettre à un processus de sélection raisonnable avant d'être engagé.

Diversité, équité et inclusion

Open Briefing Nous valorisons la diversité. Nous nous engageons à assurer l'égalité des chances, à être justes et inclusifs et à être un lieu où chacun peut être authentique. Nous encourageons donc les candidatures de tous ceux qui répondent aux critères de sélection et en particulier des candidats issus de communautés historiquement marginalisées et sous-représentés dans notre équipe des finances et de l'administration. Cela inclut actuellement les personnes de couleur.

Veuillez lire notre politique sur la diversité, l'équité et l'inclusion pour plus d'informations. Nos politiques éthiques et environnementales sont également disponibles. Et vous trouverez peut-être notre déclaration d'objectifs, de vision, de mission et de valeurs intéressante.

Open Briefing est une Employeur confiant en matière de handicap et signataire du Charte des employeurs positifs en matière de santé mentale. Nous procéderons à des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées et neurodivergentes pendant le processus de recrutement et tout emploi ultérieur. Veuillez nous indiquer dans votre lettre de motivation comment nous pouvons être le recruteur et l'employeur dont vous avez besoin.

Nous avons vérifié le texte de cette annonce à l'aide de l'outil Gender Decoder.

Sauvegarde

Open Briefing s'engage à respecter les normes de protection les plus élevées, garantissant une culture de respect et de protection pour nos parties prenantes internes et externes. Notre approche comprend des mesures préventives et un mécanisme de réponse solide à toute préoccupation en matière de protection, guidé par une éthique centrée sur les survivants/victimes. Nous appliquons une politique stricte de tolérance zéro à l'égard de toute violation des politiques de protection, en veillant à ce que toutes les préoccupations soient traitées rapidement et de manière appropriée. Notre politique de protection est disponible ici.

Pack de tâches